Cum se creează un manual de procedură
planificare
Pasul 1
Identificați publicul la care se referă manualul. Pentru acest exemplu, ar putea fi manualul POE pentru depozitul companiei. Identifică munca zilnică în divizia de depozitare și limitează domeniul de aplicare al manualului la rolul depozitului în cadrul companiei în general.
Pasul 2
Obțineți contribuția unei persoane care are un interes personal în POS, de exemplu, lucrători, supraveghetori și consilieri de siguranță. Înscrierea experților în domeniu vă va ajuta să scrieți cele mai exacte proceduri și să ajutați manualul să fie recepționat și utilizat pe termen lung. O abordare de echipă pentru crearea manualului "promovează acceptarea POE de către utilizatori potențiali", spune "Ghidul pentru pregătirea procedurilor standard de operare" al Agenției SUA pentru Protecția Mediului.
Pasul 3
Organizați procedurile în manual în modul care se potrivește cel mai bine publicului și materialului. Pentru exemplul depozitului, în plus față de un cuprins și anexe, secțiunile din manual pot include echipamente de siguranță și instruire, transport, primire și manipulare.
Pasul 4
Formați procedurile din fiecare secțiune a manualului, astfel încât acestea să fie ușor de citit și de urmat. Unele proceduri pot fi acoperite cu ușurință în câțiva pași, în timp ce alții necesită mai mulți pași și scheme. "Procedurile standard de operare: Ghid de scriere" de la Universitatea din Pennsylvania oferă exemple de când să folosească pași simpli și pași ierarhici față de grafice. (Consultați Resursele).
Scrie SOP-urile
Pasul 1
Scrieți o declarație de scop pentru fiecare procedură, indicând în mod clar cine lucrează, când, unde și de ce. Listează pericolele care ar putea, de exemplu, provoca daune echipamentului sau vătămări corporale. Faceți o listă a reglementărilor guvernamentale sau a standardelor industriale care trebuie abordate.
Pasul 2
Scrie pașii procedurilor cronologice într-un format clar și concis. Utilizați verbele active pentru a începe fiecare pas. Includeți suficiente detalii pentru ca un nou ucenic sau o persoană cu experiență de muncă limitată să poată finaliza lucrarea cu succes și fără supraveghere.
Pasul 3
Identificați orice echipament special, calificări sau documentație suplimentară necesară pentru a vă face treaba. Pentru exemplul depozitului, dacă un loc de muncă necesită un angajat să poarte o cască, să dețină certificarea stivuitorului și să utilizeze o listă de control al inventarului, statutul se află în procedură. Includeți exemple de formulare sau liste de verificare în procedură sau în apendicele manualului.
Urmăriți-vă
Pasul 1
Testați procedurile înainte de a publica manualul, sugerați Colegiul de Inginerie al Texas A & M și "Ghidul de scriere pentru procedurile de operare standard". Solicitați unui expert în domeniu să revizuiască exact aceste proceduri și un ucenic pentru a verifica dacă nu există lipsă de informații, făcând pe cei care nu trec testul să revină la studierea procedurilor.
Pasul 2
Instruiți lucrătorii cu privire la modul de utilizare a manualului POE. Explică proiectarea manualului și cum să găsească informațiile în orice moment. Cereți lucrătorilor să își asume responsabilitatea schimbărilor în procedurile manuale și să schimbe rapoartele în momentul în care apar.
Pasul 3
Creați un sistem de control al documentelor. Atunci când se revizuiește o procedură, se înregistrează datele și detaliile de examinare pentru a se asigura că există o înregistrare istorică pentru fiecare procedură. Asigurați-vă că copii ale manualelor sunt disponibile în zonele în care se efectuează procedurile, sfătuiește "Ghidul standard de scriere a procedurilor de operare" de la Universitatea Duke.
Pasul 4
Verificați eficacitatea procedurilor după o anumită perioadă de timp. Dacă, de exemplu, echipamentele, procesele sau reglementările guvernamentale se modifică, actualizați conținutul manualului pentru a reflecta noile informații. Ascultați comentarii cu privire la utilizarea sa și includeți îmbunătățiri.
