Cum se creează o scrisoare de factură

Pasul 1

Scrieți titlul scrisorii dvs. în același mod ca o scrisoare normală. Introduceți data în partea de sus, apoi lăsați câteva linii goale și scrieți adresa completă a receptorului.

Pasul 2

Lăsați o altă linie și scrieți "Re:" (acronim pentru "cu privire la") și motivul pentru scrisoarea dvs. Acestea pot fi "Solicitarea de plată", "Livrarea facturilor" sau pur și simplu numărul facturii.

Pasul 3

Includeți o rugăciune de salut, dacă aveți un nume de contact specific în companie. De exemplu, "Stimate domnule Thompson."

Pasul 4

Extindeți motivul scrisorii dvs. de pe prima linie. Du-te direct la punct. "Vă rugăm să consultați factura noastră anexată # 2224 de 110.65 dolari pentru transportul de aparate, din 2 iulie 2010", este o primă linie simplă și directă. Acest lucru trebuie să fie scurt.

Pasul 5

Declarați-vă cerințele și condițiile. Fii specific De exemplu, puteți spune: "În conformitate cu termenii și condițiile acceptate, factura trebuie plătită în termen de 30 de zile de la data specificată mai sus".

Pasul 6

Acesta include mai multe informații despre ce se va întâmpla dacă factura nu este plătită la timp, dacă aceasta este o scrisoare adresată unui debitor debitor. "Vă puteți pierde reducerea dacă factura nu este plătită în termen de 30 de zile, vom lua măsuri agresive pentru a colecta această datorie, dacă este necesar".

Pasul 7

Acestea includ anumite mijloace pentru ca clientul să vă contacteze dacă aveți întrebări legate de factură. Acesta poate fi un număr de telefon, o adresă de e-mail sau ambele. Finalizați scrisoarea cu "Cu stimă", împreună cu numele dvs. complet și numele companiei.

Pasul 8

Adăugați cuvântul "Atașament" la sfârșitul literei pentru a informa destinatarul că ar trebui să găsească o pagină suplimentară împreună cu litera (factura).

Pasul 9

Păstrați același format pentru a trimite această scrisoare unui furnizor. Explicați de ce nu ați plătit pentru data (sau când intenționați să faceți acest lucru) și cereți mai multe informații în scrisoare, dacă este necesar. De exemplu, "Vom fi bucuroși să vă plătim factura de îndată ce ne veți furniza următoarele informații ...". Aceste informații pot include o confirmare de expediere sau o listă mai detaliată a produselor și serviciilor furnizate.