Cum se creează o agendă de adrese în Excel

Deschideți Microsoft Excel 2007.

Adăugați un titlu în partea de sus a foii de calcul pentru a vedea ce conține. Poate că trebuie să creați un notebook pentru uz personal și altul pentru afaceri; titlul vă va ajuta să vă distingeți unul de celălalt. Utilizați instrumentele din bara corespunzătoare pentru a pune titlul în negru și cu un font mai mare.

Treceți câteva linii pentru a crea coloanele notebook-ului. Utilizați următoarele antete de coloană: numele, orașul, statul, codul poștal, numărul de telefon, numărul de fax și adresa de e-mail. Plasați aceste titluri în coloanele de la A la H, respectiv. Este mai ușor să citiți informațiile atunci când totul este în coloane separate.

Evidențiați rândul titlurilor coloanelor făcând clic pe numărul rândului din stânga. Utilizați uneltele de pe bara superioară pentru a centra și a neglija titlurile.

Introduceți informațiile din fiecare coloană. Acest lucru ar putea dura ceva timp, dar va trebui să plasați totul în Excel o singură dată; Ulterior, va trebui pur și simplu să adăugați persoane noi și să actualizați informațiile. Dacă vă lipsesc anumite informații, lăsați pur și simplu celula necompletată. Asigurați-vă că utilizați cele două litere poștale pentru abrevierea stărilor.

Formați textul în coloana codului poștal. Evidențiați tot textul din coloană (dar nu titlul). Faceți clic dreapta și când este evidențiat totul, selectați "Formatare celule". În fila "Număr", faceți clic pe "Special" în caseta "Categoria". În caseta "Tip", faceți clic pe "Cod poștal" sau "Cod poștal + 4". Selectați "OK". Acest lucru va face ca toate codurile zip să pară la fel.

Formați textul în coloana numărului de telefon. Evidențiați textul, cu excepția titlului. Faceți clic dreapta și selectați "Formatare celule". În fila "Număr", alegeți "Special" din caseta "Categorii". În caseta "Tip", faceți clic pe "Telefon". Apăsați pe "OK" Toate numerele de telefon vor avea același format.