Cum se scrie un e-mail de revendicare eficientă

Pasul 1

Găsiți cea mai bună persoană pentru a vă adresa plângerea. De exemplu, dacă aveți o plângere despre o companie, sunați sau vizitați site-ul web pentru a găsi adresa de e-mail pentru reclamațiile clienților. Dacă trimiteți un mesaj de reclamație la o adresă greșită, puteți fi ignorat.

Pasul 2

Investigați formularul potrivit pentru reclamația dvs. Unele organizații mari vă vor cere să completați un formular de reclamație sau vă vor cere anumite tipuri de documente pentru a vă susține reclamația. Puteți găsi aceste informații vizând site-ul organizației sau sunând la numărul de contact care apare pe acea pagină. Urmând procedurile corecte, organizația va fi mai ușor să citească și să vă trateze reclamația.

Pasul 3

Indicați motivul reclamației dvs. în e-mail. Aceasta ar trebui să fie în prima sau a doua teză a e-mailului dvs. pentru a atrage atenția cititorului. Dacă luați prea mult timp pentru a ajunge la acest punct, persoana poate începe să își asume sau să speculeze că e-mailul nu este foarte important.

Pasul 4

Explicați și sprijiniți reclamația dvs. Fii specific De exemplu, dacă nu sunteți mulțumit de produsul unei companii, indicați exact ce nu era în regulă.

Pasul 5

Atașați fotografii, chitanțe și alte informații relevante în e-mail. Faceți o notă în paragraful în care explicați cererea dvs., menționând informațiile suplimentare pe care le-ați atașat.

Pasul 6

Detalii despre o soluție Încă o dată, specificați-vă ce trebuie făcut. De exemplu, solicitați rambursarea sau înlocuirea unui produs defect. Afișarea soluției dorite va ajuta problema dvs. să fie rezolvată mai ușor.

Pasul 7

Solicitați un răspuns Includeți numele dvs., adresa poștală și numărul de telefon la sfârșitul e-mailului dvs. pentru a vă ajuta să vă contactați mai ușor. Solicitarea unui răspuns arată că vă luați în serios cererea, mai ales dacă o solicitați într-o anumită perioadă de timp.

Pasul 8

Verificați adresa dvs. de e-mail înainte de a o trimite, pentru a vă asigura că este concisă, precisă și fără erori de ortografie și gramatică. Mesajele de reclamații prin e-mail cu erori sunt neprofesionale, în timp ce formatul corect și adresa de e-mail vă vor ajuta să luați în serios plângerea.