Cum se scrie un e-mail profesional

E-mailul este o modalitate comună și convenabilă de a comunica cu afacerile, colegii, angajații, angajatorii, profesorii și alții care necesită comunicare formală. Cea mai mică eroare poate da o impresie negativă. Există mai multe moduri în care vă puteți îmbunătăți și îmbunătăți eticheta în e-mail.

Deoarece e-mailurile sunt atribuite automat unei date și orei, nu este necesar să le introduceți decât dacă doriți.

Porniți e-mailul cu un salut. Pe măsură ce încerci să faci o abordare profesională, gândește-te la ea ca la scrierea unei scrisori. Faceți-o simplu cu un "Bună ziua" rapidă. Dacă știți la cine scrieți, este mai bine să utilizați forma profesională a numelui destinatarului (de exemplu, domnul, doamna, profesorul sau doctorul).

Du-te direct la punct. Primul paragraf ar trebui să se refere la cine sunteți și de ce scrieți e-mailul.

Nu mergeți în jurul tufișului. Al doilea paragraf trebuie să conțină informațiile pe care le oferiți sau solicitarea pe care o faceți. Aflați ce doriți, urmat de această situație.

Dacă există un atașament, menționați-l în e-mail, astfel încât destinatarul să știe că trebuie să caute și să deschidă fișiere. În plus, se apelează corect fișierele atașate, astfel încât destinatarul mesajului să știe care dintre fișierele atașate este pur și simplu prin a vedea numele.

Faceți o rugăciune de încheiere. Începeți prin a mulțumi beneficiarului pentru timpul acordat. Amabilitatea este întotdeauna importantă, indiferent cât de scurt este e-mailul. Acesta include o propoziție exactă de urmărire, cum ar fi "Vă vom contacta din nou cu mai multe informații" sau "Aștept cu nerăbdare să vă aud ideile". Dacă este necesar un răspuns, asigurați-vă că plasați informațiile în mesaj.

În contul dvs. profesional de e-mail, trebuie să aveți o semnătură configurată. Acesta va fi adăugat automat în partea de jos a e-mailului. Trebuie să includeți numele complet profesional, titlul postului și informațiile de contact. În funcție de politică, poate doriți să includeți un link către site-ul web al companiei dvs. sau la paginile de rețele sociale.

consiliu

Utilizați CC-urile și CC-urile când este necesar cu propria adresă de e-mail în zona "T".

Citiți complet e-mailul înainte de a da clic pe butonul "Trimiteți". Verificați ortografia și gramatica înainte de a trimite.

Adăugați atașamentele pe măsură ce le menționați în e-mail. Acest lucru vă va împiedica să trimiteți e-mailul fără a atașa fișierele.

Utilizați distanțele și paragrafele corecte pentru a face e-mailul să pară clar. Pe un computer, paragrafele mai scurte sunt întotdeauna mai bune.

avertismente

Nu includeți nici o culoare sau litere nebunești. Păstrați sursa cât mai clară și mai simplă posibil.

Dacă trimiteți același e-mail mai multor persoane, nu lăsați adresa destinatarului vizibilă în caseta CC. Utilizați o funcție de corespondență ascunsă sau de e-mail pentru a proteja confidențialitatea contactelor dvs.