Cum se utilizează Excel pentru a controla prezența într-o îngrijire de zi

Creați șablonul

Pasul 1

Deschideți un nou registru de lucru Excel cu 13 foi de lucru. Puteți adăuga foi de calcul făcând clic pe filele din partea de jos a paginii. Fiecare dintre ele trebuie să reprezinte o lună, foaia de calcul finală utilizată pentru tabelele anuale.

Pasul 2

Se combină celulele de la C1 la AI1. Introduceți numele lunii, urmat de anul în celula combinată. Centrează textul, mărește dimensiunea literelor și literelor aldine pentru a face headerul vizibil. Adăugați culori și alte elemente de design care se potrivesc preferințelor dvs.

Pasul 3

Scrieți titlul "Prenume" în câmpul A2 și "Nume" în câmpul B2. Faceți ca textul să iasă în evidență făcând literele aldine și mărirea dimensiunii textului.

Pasul 4

Adăugați o coloană finală la sfârșitul celulei AJ1 pentru a tabula automat numărul de absențe din lună. Această coloană va utiliza formatul condițional pentru a determina numărul de zile în care fiecare copil a fost absent.

Pasul 5

Introduceți datele din lună în coloanele de la C2 la AI2. Aplicați umbre la sărbători și la sfârșit de săptămână, când nu veți lua înregistrări de prezență.

Pasul 6

Scrieți numele și prenumele fiecărui copil în rândurile de sub anteturile corespunzătoare ale coloanelor. Sortați informațiile după nume, clasă sau o combinație a celor două.

Pasul 7

Copiați și inserați acest șablon în cele 12 foi de lucru. Cu toate acestea, trebuie să personalizați informațiile din fiecare, schimbând poziția pentru luna corectă și actualizând datele pentru a reprezenta numărul corect de zile din lună.

Pasul 8

Creați un cod pentru a completa înregistrarea de participare. Poate, "P" pentru prezent și "A" pentru absent.

Pasul 9

Introduceți o formulă în coloana lunii până în prezent pentru a tabula automat câte absențe are fiecare copil pe lună. Dacă utilizați "A" pentru absenți, formula pentru primul copil este: COUNTIF ($ C3: $ CAI3, "A"). Formulele mixte de celule pot fi copiate și lipite în fiecare rând al coloanei.

Formula de mai sus presupune că C3 este prima intrare a lunii pentru primul copil care apare în foaia de calcul. Modificați formula după cum este necesar, astfel încât câmpurile selectate să includă întreaga gamă de date pentru lună.

Pasul 10

Copiați formulele din fiecare din cele 12 foi de lucru. Verificați formulele din nou pentru a vă asigura că sunt corecte.

Pasul 11

Copiați și lipiți numele și numele ultimelor copii din ultima foaie de calcul dacă doriți să înscrieți numărul de absențe pe parcursul anului. Asigurați-vă că includeți anteturile corespunzătoare, după caz.

Prezentarea sumelor din anul până în prezent

Pasul 1

Creați o formulă pentru a arăta numărul de absențe pentru fiecare copil în îngrijirea de zi. Pentru ao crea, scrie "= sum (" în câmpul de an până în prezent pentru primul copil din listă.

Pasul 2

Faceți clic pe prima foaie de calcul și pe totalul lunar pentru primul copil din listă.

Pasul 3

Țineți apăsată tasta "Shift" de pe tastatură și faceți clic pe sfârșitul lunii din foaia de calcul. Faceți clic pe totalul lunar pentru primul copil din listă și apăsați pe "Enter". Formula va arăta similar cu "sum = ('ianuarie: decembrie'! AI3)."

Pasul 4

Copiați și inserați formula din coloana anului până la data fiecărui copil din listă.