Cum se proiectează sistemul de control al documentelor

Sistemele de control al documentelor sunt utilizate pentru urmărirea și controlul reviziilor la acestea și pot fi găsite într-o gamă largă de aplicații, inclusiv software și legislație. Proiectarea unui sistem de control al documentelor depinde de tipul de document preluat și de funcțiile de control dorite. Selectarea opțiunii de stocare și a tipului de interfață cu utilizatorul sunt de asemenea parte a procesului de proiectare pentru un sistem de control al documentelor.

Determinați tipul de documente pe care sistemul dvs. le va gestiona. Aceasta este o parte esențială a sistemului sistemului de proiectare a controlului documentelor. Evaluați ce va fi sistemul de control al documentelor, un procesor de text, un fișier de computer sursă, un fișier HTML sau alt tip de fișier. Gândiți-vă la tipul de document pe care trebuie să îl controlați și dacă aveți nevoie de mai mult de un tip de document. De exemplu, un sistem de control al documentelor juridice poate necesita manipularea documentelor Word, a fișierelor PDF, a fișierelor imagine, a foilor de calcul Excel și, eventual, a altor tipuri de documente.

Planificați modul în care utilizatorii accesează sistemul dvs. de control al documentelor și ce fel de interfață de utilizare este necesară. Unele sisteme de control al documentelor funcționează ca programe independente cu propria lor interfață grafică de utilizator, în timp ce altele accesează ca parte a unui alt program, cum ar fi un modul Word. Poate doriți să aveți un sistem accesibil prin Internet utilizând o interfață de browser. După ce decideți un tip de interfață de utilizator, puteți proiecta detaliile de proiectare ale interfeței. Interfața cu utilizatorul poate include un ecran de conectare, astfel încât sistemul să poată identifica ce utilizatori au făcut modificări unui document.

Selectați un sistem de stocare. Sistemul dvs. de stocare va controla proiectarea software-ului care va gestiona stocarea și recuperarea efectivă a documentelor. Sistemul dvs. de stocare poate fi la fel de simplu ca un hard disk local sau un sistem complex de stocare în cloud, accesat prin Internet. Trebuie să planificați capacitatea de stocare în funcție de tipul de document și de numărul de documente care trebuie controlate.

Determinați ce caracteristici de control aveți nevoie. Cele mai multe sisteme de control al documentelor includ funcții de bază, cum ar fi ieșirea și intrarea, precum și revizuirea și compararea versiunilor. Cele mai avansate funcții de control pot include identificarea unui grup de documente care merg împreună ca un set, de exemplu, o anumită versiune de compilare a software-ului care necesită aprobarea de check-in, multiple niveluri de permisiuni etc. Funcțiile interne trebuie, de asemenea, să fie luate în considerare în proiectarea dvs., cum ar fi stocarea reviziilor de copii ale versiunilor complete sau numai a modificărilor între versiuni pentru a utiliza o versiune online a bazei de date cu actualizările aplicate pentru a ajunge la versiunea curentă. Odată ce ați conceput interfața de utilizator și funcțiile de control, veți fi gata să începeți să construiți sistemul de control al documentelor.