Care sunt avantajele schemelor?

Să ilustreze viziunea generală a proiectului

O diagramă de flux poate acționa ca o prezentare generală a unui produs, ilustrând-o într-un format ușor de citit pentru fiecare membru al echipei. Diagrama poate ajuta să se asigure că toate părțile implicate se află pe aceeași pagină, indicând cronologia proiectului, bugetul și delegația de lucru. Un șef de departament poate folosi acest document pentru a vedea impactul pe care îl va avea proiectul asupra diviziei și subordonaților săi. În plus, orice revenire la sistem legată de proiect ar putea fi mai clară într-o diagramă, mai degrabă decât în ​​scris. În acest fel, această viziune a proiectului ar putea ajuta managerii să-și evalueze mai rapid viabilitatea și să ofere un feedback crucial înainte de a începe proiectul.

Profilul pașii proiectului

Din punct de vedere mai mic, diagramele pot ajuta managerii să planifice fiecare pas necesar pentru finalizarea proiectului. Până la cele mai plictisitoare acțiuni departamentale, graficul va ajuta la ilustrarea fiecărui punct al procesului, inclusiv a planificării evenimentelor, care este cronologia care dictează pașii esențiali pentru finalizarea unui proiect. În plus, diagrama poate funcționa ca un instrument de simulare a proiectului, ajutând managerii să înțeleagă importanța eficienței lor în departament și modul în care afectează ceilalți. Odată cu progresul proiectului, managerii pot utiliza această simulare a fluxului ca un ghid de referință, urmărind progresul proiectului prin diversele sale puncte, de la început până la sfârșit.

Gestionarea forței de muncă

O diagramă care ajută managerii să înțeleagă locația forței de muncă este diagrama "banda de înot". Aceasta distruge rolurile membrilor echipei în timpul fiecărui punct de proiect, permițând managerilor să vadă cine lucrează cu privire la aspectul proiectului în orice moment. Beneficiul de a avea o schemă a acestei diagrame înainte de timp este că managerii pot evalua care departamente au nevoie de mai multe resurse umane pentru a termina proiectul la timp. De exemplu, atunci când se uită la o diagramă de acest tip, managerii pot descoperi că departamentul de proiectare a produsului ar putea fi necesar să fie reafirmat de doi asistenți suplimentari pentru a ajuta la mutarea eficientă a fazei de dezvoltare a proiectului.

Detalii privind planul de urgență

Planificarea erorilor este ceva ce ar trebui să se întâmple în fiecare punct al proiectului, iar o diagramă de flux poate ajuta la ilustrarea oricărui plan de urgență. Diagrama "cutie de nisip" este o diagramă care examinează ce trebuie să facă în cazul în care lucrurile merg în neregulă în orice moment al proiectului. În statele critice cu risc ridicat, pot apărea probleme potențiale și se conturează mai multe planuri de urgență, împreună cu posibile plecări. Această diagramă permite unui manager să vadă eventualele erori care vor schimba fluxul de lucru. Unul din acest tip este un instrument avantajos chiar și pentru cele mai optimiste, dat fiind că, dacă apare o eroare, planul de urgență este deja gândit. În acest fel, poate ajuta echipa să lucreze mai eficient atunci când vine vorba de rezolvarea problemei, deoarece strategiile de urgență sunt disponibile.