Ce este o diagramă a fluxului de lucru?

sens

Multe dintre procesele de lucru pot fi complicate și complexe, de aceea este important să reprezentăm vizual modul în care sunt îndeplinite sarcinile pentru a îmbunătăți înțelegerea angajaților și pentru o mai mare eficiență. Diagramele fluxului de lucru indică în mod clar cine este responsabil pentru fiecare etapă, ce documente au nevoie, ce resurse și timpul necesar în fiecare etapă (a se vedea referința 2). Cunoașterea rolurilor angajaților și a cerințelor de producție pentru gestionarea resurselor permite definirea ușoară a punctelor slabe și atenuarea blocajelor. Acestea sunt aspecte ale fluxului de lucru care împiedică și încetinesc durata ciclului global al procesului.

beneficii

Potrivit Universității din California, la Irvine, avantajele schemelor de lucru includ "înțelegerea, cunoașterea, comunicarea, analiza eficientă și documentația corespunzătoare". Afișarea vizuală a fluxului de lucru permite angajaților nu numai să-și înțeleagă mai bine responsabilitățile legate de locul de muncă, ci și rolul altor angajați, ceea ce crește gradul de responsabilitate. Crearea unei diagrame de succes crește cunoștințele la locul de muncă datorită cercetării și colectării datelor necesare. Comunicarea se îmbunătățește, de asemenea, atunci când angajații au o mai bună înțelegere a fluxului de lucru (a se vedea referința 3).

tip

Pentru a reprezenta vizual fluxul de lucru al organizației, există forme de diagrame specifice care corespund diferitelor tipuri de activități: ovale, dreptunghiuri, diamante și cercuri. Un oval arată unde începe fluxul de lucru și unde se termină. Dreptunghiurile reprezintă orice proces, sarcină sau activitate de analiză necesară. Diamantele înseamnă un proces de luare a deciziilor, care are în general două direcții de flux de lucru. Cele mai multe diamante reflectă o decizie "da" sau "nu" care trebuie luată: dacă decizia este afirmativă, fluxul de lucru continuă pe calea dorită; Dacă răspunsul este negativ, este posibil ca fluxul de lucru să treacă printr-o altă cale pentru a rezolva problema. Prin urmare, cu cât există mai multe diamante, cu atât mai complexă va fi diagrama fluxului de lucru pentru ao reprezenta vizual. Cercurile reprezintă conectorii de la o activitate la alta.

punerea în aplicare

Deși proiectarea diagramei fluxului de lucru poate fi un proces extins și consumator de timp, punerea în aplicare a acesteia este partea dificilă. Diagrama nu este plasată doar la locul de muncă și se preconizează că va aduce beneficiile așteptate; cele mai multe dintre ele trebuie să fie legate de o teorie a îmbunătățirii fluxului de lucru, cum ar fi producția slabă, Six Sigma sau Total Quality Management (a se vedea referința 1).

consideraţii

Diagramele fluxului de lucru sunt strâns legate de alți termeni utilizați în optimizarea locului de muncă, cum ar fi planificarea proceselor de afaceri și controlul fluxului. Un proces sau o mapare a proceselor este un concept foarte similar cu diagramele fluxului de lucru și fluxul de lucru. Un proces de lucru este mai mult decât un flux de lucru specific, concentrându-se mai mult pe intrări și ieșiri, decât pe transferul de date, documente și sarcini. O organizație poate avea multe procese în cadrul fluxului său de lucru. Deși cele două sunt adesea interconectate, planificarea afacerilor se concentrează mai mult pe obiective pe termen lung, decât pe îmbunătățirea fluxului de lucru curent. Managerii interesați în controlul fluxului vizează în special îmbunătățirea controlului inventarului.